Документооборот
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Различают следующие основные потоки документации:
1)документы, поступающие из других организаций (входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3) документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, который должен выполняться каждым структурным подразделением организации.
Для рационального обеспечения документооборота непрерывным потоком и без задержек необходимо добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Для этого на предприятии:
1) проектируют маршруты прохождения документы;
2) устанавливают конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя;
3) контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.
В документообороте выделяют следующие группы документов:
• предложения, заявления и жалобы граждан;
• правительственная документация;
• документы, адресованные на имя руководства;
• документы, адресованные структурным подразделениям.
В систему документооборот входит понятие «маршрут документа».
Маршрут документа – это перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:
1) дата поступления документа;
2) срок исполнения в днях;
3) дата фактического исполнения;
4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);
5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);
6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;
7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;
8) примечание (многострочный текст);
9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.
Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.
Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз – поступающие в день поступления, а создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация позволяет:
• подтвердить факт получения или отправки документа;
• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
• вести контроль исполнения документа;
• дать качественные и количественные характеристики документов.
Карточная система регистрации документов
Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.
Пример лицевой стороны карточки
Пример обратной стороны карточки
При карточной системе регистрации ведут две картотеки:
1) сроковая контрольная картотека;
2) справочная картотека.
Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:
1) передача документа руководителю;
2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.
Журнальная система регистрации документа
Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.
Журналы оформляются следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;
2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Пример.
В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;
4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.
