Использование EDI в реальном документообороте
Электронный документооборот используется во многих областях деятельности, где требуется обмен данными. Это в первую очередь торговля, страхование, медицина, транспортная логистика и т.д.
Крупные розничные сети (ритейлеры), типа Wal-Mart, Kroger, K-Mart и другие используют EDI X12 для обмена электронными документами со своими торговыми партнерами. Они задают формат документов, которые они отправляют сами и которые они ожидают от поставщиков. Компании-поставщики, которые хотят работать с этими ритейлерами, обязаны использовать эти форматы – иначе они не смогут «понять», что заказывает ритейлер или в компании-ритейлере не смогут «понять» инвойс.
Обычно набор документов, которыми обменивается ритейлер с поставщиками, включает в себя следующие документы:
- PO (Purchase Order, ордер заказа) – какой товар, сколько единиц его и т.д. заказано. Отправляет ритейлер.
- ASN (Advanced Ship Notice/Manifest) - документ по комплектации и упаковке товара, например 10 паллетов, на каждом по 4 коробки, в каждой коробке по 100 единиц товара. Вес такой-то, объем - такой-то. Отправляет поставщик.
- Invoice (Инвойс или счет(-фактура)) - счет за товар. Отправляет поставщик.
- Remittance Advice - подтверждение оплаты. Отправляет ритейлер.
- FA (Functional Acknowledgement) – специальный тип документов, которые отправляются автоматически в ответ на полученный EDI документ (подтверждают получение) и содержат информацию о нераспознаных/необработанных данных (если таковые имеются)
Несмотря на то, что стандарты EDI для определенного типа документа (например, ордера или инвойса) включают в себя огромное множество возможных данных (допустимых сегментов), на практике редко кто полностью использует полный набор сегментов и элементов. Обычно компании «выбирают» из стандарта только те сегменты и элементы, которые нужны для их бизнеса.
В примере с розничными сетями EDI является связующим звеном между поставщиками товара и ритейлерами. Ритейлер, определяя версию и формат EDI документов, устанавливает строгие правила на документооборот со своими торговыми партнерами.
EDI позволяет компаниям-партнерам по электронному документообороту свести к минимуму вероятность ошибок (в первую очередь, человеческих), унифицировать свой документооборот, автоматизировать свои процессы, четко наладить коммуникации со своими партнерами и многое другое.
